Standaard werkinstructie

Een werkinstructie bevat instructies om werk zelfstandig uit te kunnen voeren. 
Een werkinstructie dient aan de volgende voorwaarden te voldoen:
-          het is zodanig beschreven dat een persoon het werk kan uitvoeren, 
zelfs als deze dit voor het eerst doet;
-          de mate van detaillering (het detailleringsniveau) dient niet verder te gaan 
dan de vakbekwaamheid van de uitvoerende; 
dat wil zeggen dat de uitvoerende met het kennisniveau dat voor zijn functie/rol benodigd is de werkinstructie kan begrijpen.

Een werkinstructie kan alle voorkomende werkzaamheden bevatten die voor een functie of afdeling van toepassing zijn. 
In dat geval is er sprake van een handboek. 
Een werkinstructie kan ook onderdeel zijn van een procedure 
waarbij specifieke procedurestappen worden uitgewerkt in aparte werkinstructies.

Het fundament
Werkinstructies zijn bij continu verbeteren onmisbaar.
In de werkinstructies leg je het fundament voor het continu-verbeter huis.
De werkinstructies zijn het vertrekpunt en ook middel om te borgen.
Er is dus een verband tussen continu verbeteren en werkinstructies.
Een misvatting is dat de werkinstructies zelf en het maken van de instructies, 
los van elkaar worden gezien en dus worden behandeld als bureaucratische rompslomp.
 "We hebben nog wel ergens iemand dat dat even erbij doet".
Soms gebruikt men werkinstructies om een ISO certificaat te halen of te houden.
Als de bovenstaande houding leeft, begrijp je de kracht van een werkistructie niet
Pak continu verbetern bij de bron aan en zet een goed maakproces (voor de instructies) op 
en maak instructies die de mensen waarderen en gebruiken.

Er zijn verschillende apps die je kunt inzetten om werkinstructies te maken.
onderzoek en kies de app die het beste bij je past.

De eisen
Waar moet het  maakproces van werkinstrucites aan voldoen en welke eisen stel je aan de instructies zelf.
Hieronder een opsomming van de belangrijkste eisen.

1-Eigenaarschap
De inhoud van de instructies wordt bij voorkeur opgesteld door de mensen die het proces uitvoeren.
Zijn er externe eisen, dan worden die aangeleverd en meegenomen door diezelfde mensen. 
Dat geldt ook voor specialistische kennis.

2-Nog een keer eigenaarschap 
De team leider (first line manager) beoordeelt of de werkinstructie goed is en zorgt dat de werkinstructie gewaarmerkt is. 
Ook zorgt de teamleider dat andere teams ingelicht worden
en dat de mensen in het eigen team getraind worden in het werken met de nieuwe instructie.

3-het opslaan/beheren van de werkinstructie
De werkinstructie is altijd aanwezig op de plek waar het beschreven werk wordt uitgevoerd.
De mensen kunnen dus zonder zoek- en loopwerk de instructie raadplegen.
Uiteraard is altijd de laatste revisie aanwezig

4-Niet spitten in dik boek of veel bestanden
Soms zijn de instructies uitgebreid en verdeeld over meer documenten en/of bestanden. 
Zorg dat er een eenvoudige zoek-structuur aanwezig is. 
Bedenk hoe mensen zoeken. Maak het makkelijk.

5-Snel aan te passen
Ik kan het niet genoeg benadrukken. Een werkinstructie moet razend snel aangepast kunnen worden 
en het aanpassen mag ook niet veel moeite kosten.
Let hierop bij het kiezen van de app die je gebruikt.
Een wijzigingsprocedure mag nooit het continu verbeteren vertragen. 
Als dat wel zo is dan heb je werk aan de winkel in het bepalen van de prioriteiten.

6-Makkelijk beheer
De opslag, waarmerking en garantie van eenduidigheid, moeten heel eenvoudig zijn. 
Zoek naar het meest eenvoudige systeem en schuw dan ook de creativiteit niet. 
Let op: Complexiteit leidt tot fouten en dat is nu juist wat je o.a. met instructies wilt voorkomen.

7-Duidelijk en eenvoudig
De zinnen en woorden in de instructie zijn duidelijk, eenvoudig en begrijpbaar. 
Geen lange zinnen, geen afkortingen, geen buitenlandse woorden,.....
In dit kader is eis 1, ook belangrijk . Op het moment dat de mensen zelf de instructie maken, 
dan wordt het vanzelf duidelijk en eenvoudig.

8-Één Plaatje zegt meer dan 100 woorden
Veel te vaak worden instructies alleen nog opgebouwd met woorden en zinnen. 
Abstracte symbolen, zoals die gebruikt worden bij stroomdiagrammen vallen wat mij betreft in diezelfde categorie.
Is de schrijver apetrots op zijn gemaakte mooie en strak ogende instructie?. 
De instructie hoeft niet mooie en strak te zijn. Hij moet voldoen aan z'n doel. 
Als niemand er een lor van snapt is de mooiste instructie niet goed.
Gebruik foto's en plaatjes. 
Teken desnoods met de hand het proces.
Als je bijvoorbeeld handelingen op de computer moet uitleggen 
maak dan screenshots of nog beter een video opname.